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原有的是傳統(tǒng)的人工來訪登記：存在安全漏洞多、操作非人性化、服務(wù)水平低，管理缺乏精確的數(shù)據(jù)。犯罪份子很容易就能用假身份證或找借口應(yīng)付門衛(wèi)登記要求，進入單位進行作案。案發(fā)后追查可能發(fā)現(xiàn)登記的信息一概虛假，無從追查。
因此在原有的手工來訪登記的基礎(chǔ)上，單位保安室來訪登記處，將放置一臺外來訪客來訪登記系統(tǒng)的設(shè)備，來實現(xiàn)外來訪客進入時，出示身份證,訪客系統(tǒng)自動讀取信息，替代手寫登記。能對訪客面部特征，所攜帶物品進行現(xiàn)場拍照并保存，內(nèi)部人員準(zhǔn)許同意后，訪客機打印憑條，訪客配備人臉識別終端后通過人臉識別終端識別進出。將訪客系統(tǒng)與人臉識別系統(tǒng)進行聯(lián)動，實現(xiàn)內(nèi)部人員也能人臉識別及外來訪客也能人臉識別進出。訪客系統(tǒng)與人臉識別系統(tǒng)信息同步，做到被訪人員信息實時更新?？稍谠L客系統(tǒng)中查詢所有人員的通行記錄及授權(quán)。
隨著科學(xué)的發(fā)展，人們的追求已是高效及安全，智能化已經(jīng)進入了人們的生活，創(chuàng)新性實現(xiàn)來訪登記數(shù)字化、信息化的科學(xué)管理是目前的趨勢。利用現(xiàn)代化信息化技術(shù)，真正做到人員、證件、照片三者統(tǒng)一。實現(xiàn)“進門登記、出門注銷、人像對應(yīng)、隨身物品登記、分級管理、歷史記錄查詢、報表匯總”等功能。
使用該系統(tǒng)后，通過人防和技防相結(jié)合，用戶可實現(xiàn)“數(shù)字化登記、網(wǎng)絡(luò)化辦公、安全管理”，大幅提升用戶接待工作效率、服務(wù)品質(zhì)和單位形象。讓人員的通行更高效、更規(guī)范，管理更簡潔、更科學(xué)。
值班接待室對來訪人員和外來車輛都要進行傳統(tǒng)的人工審核，手寫登記，用紙質(zhì)登記薄來保存來訪記錄，以及對內(nèi)部員工和車輛的管理都是原始的紙制工作證來管理。這種方式存在以下弊端：
①、需要手寫登記來訪人員信息，書寫繁雜，效率低；
②、紙質(zhì)登記單容易丟失、損壞，同時不易保存，不便查找，容易流于形式，難以進行有效管理。
③、無法判斷證件真?zhèn)危荒芸焖儆行У淖x取證件信息。
④、難以全面收集和管理來訪人員的相貌及相關(guān)資料，不能對管理、查找、確認(rèn)等工作提供有效的幫助，即使有事發(fā)生，也不能有效快速的查找證據(jù)。
⑤、不能準(zhǔn)確、實時了解來訪人員當(dāng)前狀態(tài)，無法快速了解有多少來訪人員還未離開單位。
以上情況的存在給門衛(wèi)管理帶來諸多不便，同時也帶來安全上的隱患。在信息化日益普及、安全觀念日益強化的今天，如何率先采用先進的電子信息化手段，有效管理流動人員成為安全防范的新課題。 為此我們提出建設(shè)智能化訪客管理系統(tǒng)，通過計算機技術(shù)，掃描識別技術(shù)，觸摸屏技術(shù)，數(shù)字多媒體與信息技術(shù)等 的結(jié)合，實現(xiàn)了門衛(wèi)管理智能化、數(shù)字化、信息化。
訪客登記管理系統(tǒng)的設(shè)計是采用大型數(shù)據(jù)庫的概念，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，最大程度地滿足了現(xiàn)代門衛(wèi)安保管理的需要。訪客管理系統(tǒng)可以通過計算機對內(nèi)、外部人員和車輛的進出進行登記和管理控制（替代傳統(tǒng)的來客登記手冊本）。在對來訪人員進行登記時，只需要在觸摸屏計算機上進行簡單的操作就可以完成人員登記，速度比較快信息比價準(zhǔn)確并可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)查詢詳細(xì)的內(nèi)部、外部人員和單位車輛進出歷史記錄，做防患于未然的依據(jù)對之進行分析管理。
設(shè)計的訪客管理的基礎(chǔ)上，以各個監(jiān)控點為依托，組建一套網(wǎng)絡(luò)化安全監(jiān)控管理系統(tǒng)，實現(xiàn)緊急報警和安全狀態(tài)信息的透明、準(zhǔn)確傳送信息、及時處理，對各單位大門車輛人員進出詳細(xì)情況真實的記錄存儲。
本系統(tǒng)的核心功能是對外來和內(nèi)部人員、外部和內(nèi)部車輛的出入信息進行管理，包括兩個方面：一方面針對外部來訪人員和內(nèi)部人員進出刷卡時間、身份證件、圖像采集、登記時間等信息的管理；針對外部和內(nèi)部車輛出入刷卡時間、圖像采集、車牌號及人員車輛出入時間等信息，并對這些信息提供便捷訪客管理系統(tǒng)是是一套將各個前端獨立的、分散的監(jiān)控管理子系統(tǒng)通過訪客機網(wǎng)絡(luò)進行遠(yuǎn)程集中監(jiān)視、控制、存儲、報警聯(lián)動、等功能，實現(xiàn)全數(shù)字化的、智能化、網(wǎng)絡(luò)化、高度系統(tǒng)集成化的智能安全防范系統(tǒng)。
1. 操作簡單
2. 觸摸屏人性化設(shè)計，簡單聯(lián)線即可使用，即使不會使用電腦，通過現(xiàn)場培訓(xùn)均可很快學(xué)會操作。
3. 數(shù)據(jù)的安全保障
4. 訪客系統(tǒng)提供所有數(shù)據(jù)的備份和導(dǎo)入功能，確保形成數(shù)據(jù)的安全。
5. 預(yù)約功能
6. 在客戶端登陸系統(tǒng)，內(nèi)部人員可自主管理預(yù)約，提高登記訪客的效率，同時也提高安全性。
7. OCR證件的掃描識別功能
8. 通過先進的掃描儀（可掃描多種證件，包括：一代身份證、臺胞證、港澳證、護照等）或二代身份證閱讀器，
9. 能夠快速高效的讀取訪客的相關(guān)信息，代替了傳統(tǒng)的手工錄入，有效的保證訪客信息的正確性。
10. 手動輸入訪客人員信息或要對性別進行更改時，只需要單擊選項框；單擊一下是男，單擊一下是女。錄入二代身份證信息時系統(tǒng)會自動鎖定證件號不能更改。
11. 設(shè)置黑名單
12. 加強對來訪者身份管理，對于某些可疑人員或被禁止的人員，則可以將其設(shè)置成黑名單人員，以便下次來訪即時提示。
13. 發(fā)放門禁卡和打印憑條
14. 簡潔高效，數(shù)據(jù)隨時備份，訪客只有通過刷卡或憑條（掃描條形碼）才能進門且進門數(shù)據(jù)實時的保存，大大地提高了安全性。
15. 注：打印憑條的格式和內(nèi)容可自定義。
16. 實時拍照
17. 在登記過程的同時也可以通過攝像頭進行拍照，并將拍攝照片進行保存。
18. 實時通訊
19. 在線通訊（需使用終端也安裝本軟件）給機關(guān)內(nèi)人員發(fā)送消息（包括訪客的基本信息），請求機關(guān)內(nèi)人員是否同意本次的訪問。
20. 自動撥號（選配）將門衛(wèi)的電話直接接入單位電話網(wǎng)，接通被訪人座機，既省去了查分機的時間，又保證了被拜訪人的準(zhǔn)確性。
21. 權(quán)限設(shè)置
22. 1）在管理員，操作人員，保安進行上下班交接時要輸入正確的密碼系統(tǒng)才能退出。
23. 2）在管理員權(quán)限設(shè)置中：是否對證件號隱藏，不進行隱藏不選擇即可；要進行隱藏選擇即可。
24. 3）權(quán)限設(shè)置中：在權(quán)限設(shè)置中可以查看員工，部門等權(quán)限的詳細(xì)信息。
25. 4）在管理員或保安進行交接班時登陸訪客系統(tǒng)并刷卡；系統(tǒng)會自動記錄交接信息。
26. 查詢進出記錄和統(tǒng)計訪客
27. 用戶可以按照自身需要，設(shè)定各種查詢條件，對以往的登記數(shù)據(jù)進行快速高效地檢索。
28. 訪客、內(nèi)部員工、車輛等進出記錄的查詢。在進行人員信息查詢時不需要輸入全名只需輸入名稱的首寫字母，就可查看到人員相關(guān)的詳細(xì)信息。
29. 訪客基礎(chǔ)信息查詢：選定要查詢的訪客,訪客的信息、照片等會自動顯示在右側(cè)。
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